Што се тиче е-поште, можда мислите да знате све што треба знати. Напокон, већина нас у просеку шаље и прима 121 е-пошту на дан , према компанији за истраживање технолошког тржишта Група Радицати . Али иако вероватно проводите значајан део сваког дана трудећи се у поштанским сандучетима, ипак бисте могли да научите нешто или две. Заправо, постоји мноштво правила етикете е-поште која редовно измичу вама и многим другим људима на вашој листи контаката. Желите да будете сигурни да сте електронски пристојни? Ево 17 златних правила слања е-поште која вероватно нисте знали, али треба да знате.
1 Одговорите чим добијете е-поруку, чак и ако вам треба више времена.
Схуттерстоцк
Нико не цени примање одговора на имејл недељама након што га је послао. Заправо, истраживање из 2018. године које је спровела консултантска фирма Решења за перформансе тоистера открио је да је 41 одсто људи очекивало е-маил одговор својих колега за мање од сат времена. (Почните са израдом извињења свом рачуноводству одмах!)
Наравно, неки одговори е-поштом захтевају да прежвакате своје мисли и саставите одмерену поруку. У тим случајевима решење је лако: одговорите у року од неколико минута да бисте пошиљаоца обавестили да сте добили његову поруку, али треба вам мало више времена да то средите. На тај начин знају да сте узели у обзир њихову е-пошту и не игноришу их једноставно.
2 Опрезно користите „Одговори свима“.
Схуттерстоцк
Постоји пресудна разлика између опција „Одговори“ и „Одговори свима“. Па ипак, многи корисници е-поште то нажалост не схватају. У случају да сте један од њих, знајте да кад одаберете потоњег, сваки прималац који је био ЦЦ-ов на оригиналној поруци добија ваш одговор - и, чешће него не, не морате преплавити све сандучиће.
Ове непотребне масовне поруке су таква пошаст, постоји колоквијални израз који их описује: ' Одговори Аллпоцалипсе . ' Дакле, следећи пут када будете одговарали на масовну е-пошту, размислите ко заиста треба да прочита ваш одговор: цела компанија или само оригинални пошиљалац?
3 Ако желите одговор од некога, немојте га ЦЦ.
Схуттерстоцк / Јацоб Лунд
Када ЦЦ-а проследите на е-пошту - што значи да га „копирате“ - то обично значи да га желите задржати у разговору, али не тражите нужно одговор од њега. И као стручњак за обуку Данниелле Валз упозорава, злоупотреба ЦЦ опције може довести до проблема у комуникацији.
„ЦЦ-увањем ваших колега у многе е-поруке, они ће можда почети да престају да виде ваше е-поруке као важне и могу их сместити директно у„ референтну фасциклу “или„ прочитајте каснију мапу “, написала је у ЛинкедИн пошта. „То може довести до пропуштања важних информација у будућности.“
Дакле, ако очекујете одговор од некога, ставите његову адресу е-поште у поље „За“ и штедљиво користите функцију „ЦЦ“.
4 Разумети када и када не користити БЦЦ.
Схуттерстоцк
БЦЦ поље је још сложеније, непрестано избегавајући чак и најискусније кориснике е-поште. Али хајде да то разбијемо: БЦЦ је скраћеница за „слепу копију“, па иако је сличан ЦЦ-инг-у, БЦЦ-инг не приказује е-пошту те особе другим примаоцима, што значи да нико други на ланцу неће видети да ви укључио их.
Па када је у реду користити БЦЦ? Хиллел Фулл од Инц. магазин каже да је то строго за масовне е-поруке или када вас неко путем е-поште упозна са неким другим.
„У сваком другом случају, када некоме пошаљете е-пошту, а некоме другом БЦЦ, постајете неискрени - свиђало се то вама или не“, примећује Фулд. 'Е-поштом шаљете особу Кс, а да она не зна, дозволићете да особа И прислушкује ваш разговор. Особа Кс нема појма да неко други чита овај имејл, а у стварности сте га у тајности такође послали неком другом. '
5 Умерено користите ускличнике.
Схуттерстоцк
Лако је бацити ускличник у своје имејлове ту и тамо, али покушајте да не направите знак навика од тога. Иако се историјски користе за означавање узбуђења, у е-поруци се ускличници лако могу заменити са лажношћу или пасивном агресивношћу.
сањајући вука
'Употреба непотребног ускличника у [е-маил] поруци може лако уништити основно значење вашег текста,' Анна Верасаи објашњава даље ХР Дигест . „Користите га само када требате нагласити нешто што је важно. Размислите о томе како читалац може протумачити поруку када је прочита. '
6 Будите опрезни са употребом хумора.
Схуттерстоцк
Сви воле а добар виц свако мало, али с обзиром на то да се тон може погрешно протумачити кад се не подудара лично, најбоље је да шалу избаците из е-поште. „Резервишите хумор за телефонски позив или лично“, професор пословног писања, Давид Силверман , написао је у Харвард Бусинесс Ревиев . „На тај начин, кад на другом крају реда или на супротној страни конференцијског стола влада запрепашћена тишина, могао бих рећи:„ Мислим да можда не схватате колико сам смешан и, с обзиром на то, верујте да ћу сада престати. ''
Али озбиљно: Кључна студија из 2005. објављена у Часопис за личност и социјалну психологију је открио да, док су пошиљаоци предвиђали да њихови примаоци могу тачно да дешифрују тон у 80 посто случајева, примаоци су заправо могли тачно да прочитају тон само у 56 посто случајева.
7 Прескочите сленг.
Схуттерстоцк
Са порастом тренутних порука, скраћени облици енглески језик су постали широко коришћени - попут „у“ за „ви“ или „желите“ уместо „желите“. Али, баш као што се хумор често не држи када су е-маилови у питању, сленг је слично забрањује. Према једном ОнеПолл анкете, 37 процената људи сматра да је употреба сленга на радном месту неприхватљива, а 55 процената је рекло да прескочите „лол“ када је е-пошта у питању шефу.
8 Обратите пажњу на тему.
Схуттерстоцк
Редови предмета су једноставни, али неопходни. И пошто се већина е-адреса чита даље мобилни уређаји —55 процената, према компанији за испоруку е-поште Повратна путања - важно је да их закуцате. Кратке, концизне и директне теме су најбоље. Сврха ваше е-поште треба бити јасно наведена и требали бисте је ограничити на пет речи или мање, јер мобилни уређаји након тога одсецају било коју реч.
9 Укључите потпис.
Схуттерстоцк
Да ли сте икада добили е-пошту од некога и питали се: 'Ко је ово од ? ' Иако вам адреса пошиљаоца може дати неколико назнака ко су они, понекад то није довољно. Потпис на крају ваше е-поште може одмах да обавести примаоца ко сте, шта радите и како вас даље може контактирати.
Људи из интегрисане маркетиншке агенције Оцреативе реците да је постојање оквира за потпис е-поште „попут предавања визиткарте особи сваки пут када пошаљете е-пошту“. Ако га још увек немате, додајте потпис који садржи ваше пуно име, положај, број телефона, е-адресу, веб локацију и логотип предузећа.
10 Не заборавите да се ПОЉУБИТЕ (нека буде кратко и једноставно).
Схуттерстоцк
КИСС метода је нешто што су већину нас учили у основној школи, али то не значи да је и касније мање потребна. Бумеранг , апликација за продуктивност е-поште, истражила је кључне методе за добијање више одговора путем е-поште. Њихов највећи за понети? Најбоље је писати као да имате осам година.
Њихово истраживање открило је да је за е-поруке написане на нивоу читања трећег разреда већа вероватноћа да ће се одговорити на 36 посто него на оне који су написани на факултетском нивоу.
11 Скрените пажњу на прилоге.
Схуттерстоцк
Прилози су понекад неопходан део процеса слања е-поште, али требали бисте добро знати како их користити пре него што их приложите са напуштањем. У дугим ланцима е-поште понекад могу остати непримећени или превидени, а неочекивани прилози такође имају тенденцију да се не отварају јер су примаоци опрезни према електронским вирусима.
Најбоље решење је да прилоге прикажете у телу е-поште. Граматички каже да је најбољи начин да обавестите примаоца прилога ако на крају е-поште укључите поруку која каже нешто у складу са „Приложио сам [ставку]“ или „Више детаља потражите у приложеној [ставци] . '
12 Стандардизирајте свој фонт.
Схуттерстоцк
Иако играње са стиловима фонтова и бојама може бити забавно, у професионалном свету нема места за јарко розе Цомиц Санс. Испоставило се да је употреба фонта изузетно важна када је реч о дигиталној комуникацији, према Цолин Вхеилдон , аутор Тип и распоред: Да ли комуницирате или само правите лепе облике? „Могуће је одувати три четвртине наших читалаца једноставним одабиром погрешне врсте“, рекао је Амерички писци и уметници .
Па којих фонтова бисте се требали држати када су у питању е-адресе? МагеМаил препоручује Георгиа, Вердана, Тимес Нев Роман, Требуцхет МС или Ариал.
13 Лекторирајте све.
Схуттерстоцк
Када пишете е-пошту, велика је вероватноћа да ћете ипак погрешити, само сте човек. Међутим, грешке се често не сматрају прошлошћу када су у питању радне адресе е-поште. У а Граматичка анкета од скоро 2.000 испитаника, 67 посто је рекло да јесте не у реду да пишете у е-порукама, док је само 6 посто сматрало да је то прихватљива грешка.
14 Последњи пут унесите адресу е-поште.
Схуттерстоцк
најбоље линије за подизање икада
Најлакши начин да будете сигурни да нећете послати е-пошту пре него што буде спремно или пре него што буде очишћено од грешака у куцању? Сачекајте док све не буде у топ-топ облику пре него што унесете е-адресу примаоца. Као што знате, прављење грешке у имејлу је један од најлакших начина да се остави погрешан утисак.
„Није ствар само у професионализму“, Карен Кесслер , председник компаније Евергреен Партнерс, за Форбес . „Оно што је у питању је репутација запосленог и компаније или организације. Видели смо да лоше одлуке е-поштом доводе до негативних последица по запосленог - отпуштање - и по организацију - парнице. '
15 И трипут проверите име примаоца.
Схуттерстоцк
Једна велика грешка коју бисте требали избегавати је погрешно писање имена вашег примаоца, зато обавезно трипут проверите пре него што притиснете сенд. Многи људи види чин од правописна грешка име лење и непромишљено, посебно када је тачан правопис у адреси е-поште. Шта треба учинити ако случајно погрешите ту грешку? Катхрин Сханлеи , власник Ми Ред Пен Едитинг, каже тренутно извињење је кључ за одржавање вашег кредибилитета.
16 За професионално пословање користите професионалну адресу е-поште.
Схуттерстоцк
Иако је личну адресу е-поште у реду користити приликом дописивања са пријатељима или породицом, држите је даље од професионалног пословног подручја. Ово је посебно важно у а потрошач-продавац ситуација. А 2016 ГоДадди истраживање међу 1.000 Американаца открило је да 75 одсто верује да је поседовање професионалне е-поште важан фактор поверења у посао на мрежи, а 33 одсто би сумњало у легитимитет продавца ако би користило личну адресу е-поште.
„Никада не заборавите први утисак, било у стварном животу било на мрежи“, главни директор ГоДадди-а, Стевен Алдрицх , речено у а изјава . „Често се ваша прва директна интеракција са купцем одвија путем е-поште, па је изглед професионалца у овом контексту изузетно важан.“
17 Запамтите да се све може делити.
Схуттерстоцк
Било да се ради о прослеђивању, БЦЦ-инжењу или једноставно трептању телефона у нечије лице, важно је запамтити да све што напишете у е-поруци може видети неко други, а не прималац. Стога би сва ваша е-комуникација требала бити професионална и без ризика. Уосталом, е-маилови могу и бити прихватљиво на суду , па је најбоље да касније никада не шаљете ништа што би могло да се користи против вас. А за више начина да побољшате свој радни живот, погледајте 25 генијалних трикова за паметнији и недоступнији рад .
Да откријете још невероватних тајни о најбољем животу, кликните овде да нас пратите на Инстаграму!
